Über VOIS

Bis heute sind die in den (Kommunal-)Verwaltungen eingesetzten Softwarelösungen auf die einzelnen Fachbereiche und Fachämter zugeschnitten. Doch Bürgerinnen und Bürgern ist es egal, welcher Fachbereich oder welches Sachgebiet für ihr Problem oder Anliegen zuständig ist. So wurden in den letzten Jahren, vor allem in den Gemeinde- und Stadtverwaltungen, zentrale Anlaufstellen für Bürgerinnen und Bürger eingerichtet: Bürgerämter/Bürgerbüros.

Was bisher aber fehlte, ist die dafür notwendige Kommunikation der einzelnen Fachverfahren untereinander. Das ändert sich mit VOIS. Das Neue und Innovative von VOIS ist seine Architektur: ein Baukastensystem. Mit einem einheitlichen Look-and-Feel, einer modernen Weboberfläche und einer über alle Fachanwendungen hinweg gleichen bzw. ähnlichen Programm- und Vorgangslogik, wird VOIS so den fachübergreifenden Anforderungen von Bürgerämtern gerecht: vom Einwohner­meldewesen über das Gewerbe- und Erlaubniswesen, dem Fundbüro, einer Gebührenkasse bis hin zu KFZ- und Führerscheinwesen – und weiteren Fachverfahren (www.vois.org).

Bei der Entwicklung von VOIS wurde von Beginn an großen Wert darauf gelegt, dass die User Experience (Benutzererlebnis) und das Oberflächendesign die Usability-Standards und die Richtlinien für Software-Ergonomie (EN ISO 9241) erfüllen.

Integrierte Basiskomponenten

Alle in VOIS integrierten Fachverfahren nutzen die gleichen Basiskomponenten – wie eAkte, Formulardruck, Rechte- und Nutzerverwaltung, Datenübermittlung und -transport, Orts-, Straßen- und Adressverzeichnis oder Statistik und Auswertungen. Das garantiert eine hohe Interoperationalität und Kompatibilität der Fachverfahren untereinander, erhöht die Fachlichkeit und Qualität der Daten, verringert den Wartungs-, Pflege- und Administrations- ebenso wie den Schulungsaufwand.

Aufgabenverwaltung

Die Aufgabenverwaltung in VOIS ist eine serverseitige Ausführungsumgebung, in der Programme verschiedener Softwarehersteller verwaltet und mit konkreten Konfigurationen automatisiert gestartet werden. Die IRIS-Software wird von vielen Kommunen in Deutschland eingesetzt, z. B. als landeseinheitliche Lösung in Mecklenburg-Vorpommern.

Diese Entwicklung wurde nun in der VOIS | Aufgabenverwaltung konsequent weiterentwickelt, damit künftig noch mehr Kommunen diese Komponenten nutzen können. Die Funktionalitäten sind flexibel und werden durch die installierten Module der Fachverfahren bestimmt. Charakteristisch für die VOIS | Aufgabenverwaltung sind spezielle Aufgaben – z. B. das (mandantenübergreifende) Ausführen von Datenübermittlungen oder der (fachverfahrensübergreifende) Datenversand, z. B. per OSCI.

Vorgangsmanagement

Als Softwarebaukasten steht die Fachverfahrensintegration bei VOIS im Mittelpunkt. Um eine optimale Integration zu gewährleiten, ist mehr als nur ein softwareseitiger Datenabgleich notwendig: Der Anwender wird bei der Vorgangsbearbeitung darauf hingewiesen, wenn sich diese Änderungen auch auf andere Fachverfahren auswirken. Mögliche Folgevorgänge können dann – je nach Berechtigung – fachverfahrensübergreifend gleich mit erledigt werden (zieht z. B. ein ausländischer Einwohner mit einem angemeldeten Gewerbe um, bietet VOIS als Folgevorgänge die Ummeldung sowohl im Ausländerwesen als auch im Fachverfahren Gewerbe an).

Datenübermittlung

Alle für die Datenübermittlungen erforderlichen Daten werden automatisiert bereitgestellt und in verschiedenen Formaten ausgegeben. In allen Fachverfahren werden die Datenübermittlungen einheitlich erzeugt. In VOIS stehen alle notwendigen Transportkomponenten wie z. B. für den OSCI-Transport zur Verfügung. Externe Verfahren sind nicht mehr notwendig. Die Komponenten für den OSCI-Transport können auch für Nachrichten außerhalb der integrierten VOIS-Fachverfahren verwendet werden (z. B. XPersonenstand). Neben gesetzlich vorgeschriebenen Datenübermittlungen können auch personalisierte, behördenspezifische Datenübermittlungen eingerichtet werden. Im Rechenzentrumsbetrieb bzw. bei interkommunaler Zusammenarbeit können für alle Mandanten Datenübermittlungen gemeinsam erstellt werden.

Bürgermonitor

Wenn erforderlich, kann der Bürger über den Bürgermonitor aktiv bei allen Vorgängen mitwirken. Ihm werden auszugsweise Daten aus dem Vorgang angezeigt. Jedes Formular kann sowohl vom Bürger und als auch vom Sachbearbeiter rechtssicher elektronisch unterschrieben werden. Danach erfolgt automatisch die Speicherung in der eAkte bzw. im DMS.

eAkte

In der fachverfahrensübergreifenden eAkte werden alle Schriftstücke für den jeweiligen Datensatz gespeichert und verwaltet. Die eAkte dient gleichzeitig als Schnittstelle zu Archivsystemen.

Formulardruck

Der automatisierte Formulardruck ist variabel handhabbar. Es können beliebige Vordrucke verwendet werden. Vorlagen werden in einer Office-Anwendung angepasst und nach VOIS importiert. Ausgegeben werden PDF oder Office-Dokumente – auch als Sammeldruck (z. B. durch ein Rechenzentrum oder Druckdienstleister). Im Rechenzentrumsbetrieb können für alle Mandanten in der VOIS-Formularverwaltung Formulare gemeinsam erstellt und verwaltet werden.

Auswertungen

VOIS bietet für alle integrierten Fachverfahren die Möglichkeit, Listen und Statistiken auszugeben. Bei der Datenauswahl für variable Listen können unterschiedliche Auswahlkriterien kombiniert werden (z. B. Anschriften, Altersintervalle, Gesellschaftsformen, Fundsachen usw.). Inhalt (Datenumfang) und Form der Listen sind konfigurierbar. Der Programmteil Statistik unterscheidet Bestands- und Bewegungsstatistiken und bietet eine Vielzahl statistischer Auswertungen bis zur Erstellung von Dashboards. Wiederkehrende Auswertungen müssen nur einmal angelegt werden. Sie können dann automatisch, z. B. periodisch, immer wieder erzeugt werden.

Verzeichnisarbeit

In der Verzeichnisarbeit können fachverfahrensübergreifend beliebige territoriale Untergliederungen (Orte, Ortsteile, Wahl- oder Schulbezirke, Kirchenbezirke usw.) definiert und in Gruppen zusammengefasst werden. Eine Baublockeinteilung und -verwaltung ist ebenfalls integriert. Dabei können die Daten auch aus Geoinformationssystemen oder Geodatenbanken automatisch übernommen werden. Kleinräumige Gliederungen lassen sich als territoriales Selektionskriterium bei Auswertungen nutzen.

Weitere aktuelle Informationen zu VOIS finden Sie unter www.vois.org.