VOIS | GESO

Allgemeine Softwarecharakteristik

VOIS | GESO ist ein Antrags- und Überwachungsverfahren rund um das Gewerbe- und Erlaubniswesen. Der Leistungsumfang beinhaltet die Erfassung und Bearbeitung von Gewerbeanzeigen, Erlaubnissen und Untersagungen nach Bundes- und Landesrecht. Weiterhin dienen die Daten als Grundlage für Fristenkontrollen und Aufgaben im Bereich der Gewerbeüberwachung.

VOIS | GESO beinhaltet folgende Fachverfahren:

  • Gewerbewesen
  • Erlaubniswesen

VOIS | GESO besteht dabei aus den Programmkomponenten:

  • Bürgerservice (u. a. Auskunftsdienst, Änderungsdienst, Bearbeitung von Vorgängen zum Gewerberegister, Bearbeitung der Reisegewerbekarte, Mitteilung an die Vermittlerregister, Antragserfassung und Erlaubniserteilung, Formulardruck)
  • Datenauswertungen (Listen, Statistiken)
  • Datenübermittlungen, OSCI-Nachrichten einschließlich Rückmeldungen, Führungszeugnisanträge, XGewerbe, Datenaustausch mit GEWAN/NALA
  • Korrekturen
  • Überwachung der Prüfberichte
  • Archivierung
  • Systemarbeiten/Verzeichnisarbeit/Programmpflege
  • Controlling

Der Zugang ist passwortgeschützt. Über Mitarbeiterkennzeichen lassen sich die Zugriffsrechte beliebig konfigurieren. Automatisierte Plausibilitätsprüfungen in allen Vorgängen verhindern Fehleingaben. Neben der übersichtlichen Benutzerführung und einer sich konsequent an den Arbeitsabläufen in den Gewerbeämtern und Bürgerbüros orientierenden Programmlogik folgt die Datenerfassung und -bearbeitung dem Prinzip der Einfachheit. So kann sich der Sachbearbeiter etwa bei der Abmeldung eines Gewerbes auf die Eingabe der tatsächlich erforderlichen Daten konzentrieren, während im Hintergrund die Anwendung sicherstellt, dass die fachlichen Anforderungen erfüllt werden. Standardeingaben werden durch eingeblendete Auswahlfenster unterstützt und Pflichteingabefelder verhindern unvollständige Eingaben.
 

Funktionalitäten

Datensatzaufbau
Die Speicherung der Daten im Gewerbewesen erfolgt bundeseinheitlich auf der Grundlage der Gewerbeanzeigenverordnung. Für die Berücksichtigung des Landesrechts im Bereich der Erlaubnisse gibt es länderspezifische Anpassungen und Konfigurationsmöglichkeiten. Selbstverständlich werden die entsprechenden Rechtsgrundlagen von Bund und Ländern beachtet (z.B. GewO, GastG, MaBV, PfandlV, FinVermV usw.). Behördenspezifische Besonderheiten können durch konfigurierbare Programmparameter (z. B. Archivierungsfristen) vom Anwender selbst gesteuert werden.

Suche
VOIS verfügt über eine Schnellsuche (Google-like), die dafür sorgt, dass Gewerbetreibende und Antragsteller (natürliche und juristische Person) schnell gefunden werden können. Dabei erhält der Anwender anhand seiner Sucheingaben immer Suchvorschläge, auch wenn nur Datenfragmente bekannt sind. Neben der fachverfahrensübergreifenden Schnellsuche steht auch eine umfangreiche Detailsuche zur Verfügung.

Vorgangsbearbeitung
Die Datenerfassung erfolgt vorgangsorientiert in einheitlichen, übersichtlichen Dialogen. Das Programm ist so optimiert, dass der jeweilige Vorgang mit minimalem Eingabeaufwand bearbeitet werden kann. Änderungen im Rahmen von Meldevorgängen, die sich auch auf andere Betriebsstätten oder weitere natürliche Personen auswirken, berücksichtigt das Programm automatisch oder bietet eine Anwenderentscheidung an. Häufige Standardeingaben (z. B. Eingabe des Tages-datums, der zuständigen Handwerkskammer u. ä.) erfolgen automatisiert oder mittels Eingabehilfen. Auch nicht meldepflichtige Änderungen am Datenbestand sind über den Änderungsdienst komfortabel möglich und werden entsprechend protokolliert.

Auskunftsdienst im Gewerbewesen
Auskünfte können nach verschiedenen Anfragekriterien (Anschriften, Namen, Geburtsdatum/Geburtsdatumsintervalle u. v. m) erstellt werden. Ebenso sind die Abfrage des Firmenverbundes, Personengruppeneinschränkungen und Fragmenteingaben möglich. Auskünfte werden umfangreich protokolliert und der Inhalt der Auskunft kann individuell gestaltet werden (Vollauskunft, Teilauskunft etc.).

Antrags- und Erlaubnisverfahren
VOIS | GESO unterstützt alle Vorgänge des gewerblichen Erlaubnisrechts zur Antragsbearbeitung, Aushändigung und Zweitschrift von Erlaubnissen bzw. zur Befristung und Überwachung. Bei der Neubeantragung einer Erlaubnis ist die Ausgabe aller im Antrags- und Aushändigungsprozess notwendigen Erklärungen, die vom Antragsteller zu unterzeichnen sind (z.B. auf dem Bürgermonitor mit automatischer Übernahme in die eAkte), möglich. Intelligente Vorgangsmasken der verschiedenen Erlaubnisarten führen den Anwender mit wenigen Bearbeitungsschritten durch den Vorgang. Alle Daten werden nach DIN 66399 erfasst und im Verfahren automatisch mit bereits vorhandenen Antrags- und Stammdatensätzen verknüpft. Eine einheitliche Zuverlässigkeitsüberprüfung führt den Sachbearbeiter durch die Bearbeitung der Anträge. VOIS | GESO unterstützt darüber hinaus die Erfassung und Bearbeitung von Gewerbewiderrufen und -untersagungen sowie die Mitteilungen an das GZR/BZR.

Prüfberichte
VOIS | GESO bietet die erforderlichen Programmkomponenten zur Anforderung und Entgegennahme von Prüfberichten nach MaBV und FinVermV:

  • Bearbeitung von Fristen und Negativmeldungen
  • Bearbeitung des Eingangs
  • Einrichten von Mahnstufen und Erinnerungen
  • Erstellung und Druck von Erinnerungen oder Mahnungen
  • Übernahme von Fristverletzungen oder Unregelmäßigkeiten in die Personenakte

Korrekturen
Neben diversen existierenden Änderungsvorgängen gibt es im System die zusätzliche Programmkomponente „Korrekturen“. Damit können aufgetretene Fehler unabhängig von den anderen Möglichkeiten bereinigt werden (z. B. Korrektur einer nicht meldepflichtigen Angabe). Hierfür ist ein besonderes Benutzerrecht erforderlich.

Controlling
VOIS | GESO bietet eine Vielzahl von Protokollierungs- und Auswertungsmöglichkeiten (z. B. statistische Analyse von Fallzahlen).

Diakritische Zeichen
Diakritische Zeichen und Sonderzeichen können gemäß den rechtlichen Vorschriften (xoev:String.Latin) genutzt, gespeichert und übermittelt werden.

Intranetauskunft
Mit der Intranetauskunft können andere Fachämter und Behörden auf definierte Bereiche des Gewerberegisters zugreifen. Der Umfang der Auskunft ist abhängig von den jeweiligen Nutzerrechten. Wann von welchem Nutzer eine Anfrage erfolgt ist, über welche Suchbegriffe die Anfragen gestartet und welche Informationen abgerufen wurden, wird detailliert protokolliert.

VOIS | GEKA (Gebührenkasse)
Mit der Gebührenkasse lassen sich alle an den Arbeitsplätzen im Bürgerbüro, Bürgeramt oder in der Gewerbebehörde anfallenden Geldbeträge verwalten. Dazu gehören u. a. die freie Definition der Leistungen, die Vergabe des Handvorschusses, das Ausstellen von Quittungen, verschiedene Abschlüsse, Erstellung von Protokollen sowie Statistiken. Leistungen, die über die Gebührenkasse abgerechnet werden sollen, müssen nicht auf die Fachanwendungen beschränkt bleiben. Sie können frei definiert werden, z.B. für Gewerbeanzeigen oder Erlaubnisanträge oder beispielsweise eben auch für Müllsäcke, Ferienpässe oder Fundgelder.

Schnittstellen
Die Software ist schnittstellenoffen. Für die Kommunikation mit anderen, nicht in VOIS integrierte Fachverfahren werden u.a. umfangreiche WebServices angeboten.

DMS-Schnittstelle
Über die DMS-Schnittstelle können die Daten der elektronischen Akte an ein externes DMS oder Archiv-Verfahren weitergegeben werden.

Datenkonvertierung
Als ein auf die Entwicklung von Kommunalsoftware spezialisiertes Softwareunternehmen bieten wir auch die Übernahme und Konvertierung von Daten aus allen anderen Gewerbe- und Erlaubnisverfahren an, einschließlich einer Plausibilitätskontrolle anhand ausgewählter Testfälle.

Schulungen
Die Einführungsschulungen erfolgen beim Anwender vor Ort an der für den Einsatz vorgesehenen Technik und von uns bereitgestellten Musterdaten. Angestrebt wird, dass jeder Schulungsteilnehmer während der Schulung die Möglichkeit hat, selbst mit dem Programm zu arbeiten.

Der Schulungsumfang und -inhalt ist in Abhängigkeit der Anzahl oder des Tätigkeitsfeldes der Teilnehmer variierbar (z.B. Systembetreuer oder -administratoren, Sachbearbeiter im Bürgerbüro, Bürgerservice oder in der Gewerbebehörde).

Darüber hinaus bieten wir regelmäßig Schulungen und Nachschulungen an, z. B. bei der Einführung neuer Softwareversionen oder Programmkomponenten, aber auch zur Vertiefung, Wiederholung oder für neue Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter.

Softwarewartung und –pflege
Durch unseren Support werden die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter in der Verwaltung zuverlässig unterstützt. Der Support umfasst folgende Punkte:

  • Anpassung der Software an geänderte Rechtsbestimmungen
  • Auslieferung weiterentwickelter Programmversionen (Updates)
  • Telefonsupport
  • auf Wunsch Update-Service per Fernwartung

 
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